Presupuestar una obra es un ejercicio que se hace una vez. Saber cuánto llevas gastado es un ejercicio que hay que rehacer cada semana, y es donde casi todas las constructoras pequeñas vuelan a ciegas hasta que la obra termina y aparece el número.
El costo real de una obra sale de tres fuentes. Ninguna es opcional y el orden en que se cuentan importa.
Fuente 1 · Mano de obra
Es la nómina de la cuadrilla propia: días trabajados por tarifa diaria. Dos reglas.
Se cuenta el bruto, no el neto. Los descuentos de la quincena —un avance que ya salió de caja el jueves, una retención que hay que remitir— son liquidaciones con el obrero, no un ahorro de la obra. Si costeas por el neto, un avance grande hace que la obra parezca más barata, que es exactamente al revés de lo que pasó: ese dinero ya salió.
Solo cuentan las quincenas cerradas. Una quincena en borrador todavía se está capturando; si entra en el costo, la cifra cambia cada vez que el capataz marca a alguien. Lo que falta por cerrar se anota aparte, como pendiente.
Fuente 2 · Materiales
Se cuenta lo recibido, valorado al precio de su pedido. No lo pedido: un pedido es un compromiso, y el costo nace cuando el material entra a la obra. Es además la única cifra que cuadra con lo que hay en el almacén.
Aquí aparece el agujero que se come los controles caseros: el material que llega sin precio. La compra de caja chica, lo que mandó el suplidor de cortesía, el conduce que nadie ató a un pedido. Ese material no se puede costear, y la tentación es contarlo como cero. Contarlo como cero es peor que no contarlo: presenta un costo incompleto como si estuviera completo. Lo correcto es contarlo aparte y perseguirlo.
Fuente 3 · Subcontratos
Lo ejecutado en las actas de cubicación emitidas, al precio del contrato. Un acta en borrador es una intención. Y como en obra los contratistas ejecutan de más con frecuencia, el sistema debe avisar cuando el acumulado excede lo contratado, pero sin bloquear la captura: en los datos reales eso pasa todo el tiempo.
Contra qué se compara
Contra la suma de los presupuestos aprobados de esa obra. Sumados y no «el último», porque lo normal es contrato base más adendas. Un presupuesto en borrador o solo enviado no compromete a nadie y no sirve de línea base.
La comparación se hace por tipo de costo —materiales, mano de obra, subcontratos—, que es como se negocia, y no por capítulo de obra, que es como se ejecuta.
Los tres errores que hacen que la obra parezca barata
- Contar solo lo que ya se pagó. El material que llegó y todavía no se ha pagado es costo desde que entró a la obra.
- Ignorar los tipos de costo que no se capturan. Si no llevas registro de alquiler de equipos, esa línea no vale cero: vale «no lo sé». Debe aparecer en el informe marcada como tal, o creerás que vas por debajo del presupuesto.
- Celebrar un ahorro con costo pendiente. Con una quincena sin cerrar y dos conduces sin precio, la diferencia a favor es provisional. No es un margen: es costo que todavía no ves.
Costo por obra no es contabilidad
Esto responde «cuánto llevo gastado y cómo va contra lo presupuestado». No lleva plan de cuentas ni asientos, no emite facturas ni NCF, y no reconoce ingresos por avance de obra —eso es trabajo del contador—. Pero le llega con el desglose por obra ya hecho, que es la parte que normalmente se reconstruye a mano a fin de año.